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「新卒採用の業務が多すぎて、担当者だけでは回らない」「ノウハウがなく、何から手を付ければよいか分からない」。そんなときに検討される選択肢のひとつが、採用代行（RPO）です。採用代行は、人手や専門知識が足りない部分を外部の力で補う仕組みですが、任せ方を事前に整理しておくことが大切です。

この記事では、新卒採用代行の基本から、メリット・注意点、費用の考え方、会社選びのポイントまで、Q&A形式で解説します。

Q1採用代行（RPO）とは何ですか？

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing（採用プロセス・アウトソーシング）」の略で、企業の採用業務の一部、または全体を外部の専門会社に委託するサービスです。企業側の採用担当者の「手」を増やし、専門的なノウハウを補う役割を担います。

人材紹介が「採用候補者を紹介するサービス」であるのに対して、採用代行は「採用活動のプロセスそのものを運用するサービス」という違いがあります。

Q2新卒採用では、どんな業務を依頼できますか？

会社によって異なりますが、一般的に次のような業務を依頼できます。

• 戦略・計画づくり：ターゲット設計、スケジュール設計、手法の選定
• 母集団形成：求人媒体の運用、スカウトメールの配信、求人原稿の作成
• 応募者対応：メール・電話の窓口対応、日程調整、リマインド連絡
• 選考運営：説明会の運営、面談・面接の代行、合否連絡
• 内定者フォロー：内定承諾の促進、辞退を防ぐための接点づくり
• レポート：応募数・通過率などの集計と改善提案

すべてを任せる「フル代行」もあれば、「スカウト配信だけ」「日程調整だけ」といった部分的な依頼もできます。

Q3採用代行を使うメリットは何ですか？

• 担当者の負担が減る：日程調整や連絡対応などの定型業務を任せ、面接や学生との対話に時間を使えます。
• ノウハウを取り入れられる：他社の支援経験をもとにした改善案を得られます。
• 繁忙期に対応しやすい：応募が集中する時期に、人員を増やさず対応できます。
• 状況が数字で見える：各段階の通過率が可視化され、課題を特定しやすくなります。
• 連絡スピードが上がる：学生への返信が早くなり、他社に先を越されにくくなります。

Q4採用代行の注意点やデメリットはありますか？

• 丸投げにせず、情報を共有する：自社の魅力や求める人物像を共有すると、学生に響く発信になります。
• 社内にノウハウが蓄積しにくい：運用の内容を共有してもらい、将来の内製化も見据えておくと安心です。
• 費用がかかる：自社で人を雇う場合との比較で、費用対効果を確認する必要があります。
• 相性の差がある：担当者との連携のしやすさが、進めやすさを左右します。

これらは、事前に「どこまで任せるか」「どう情報を共有するか」を決めておくことで、多くを防げます。

Q5どんな企業が採用代行に向いていますか？

次のような状況の企業では、検討する価値があります。

• 採用担当者が少人数、または他業務と兼務している
• 初めて新卒採用を行う、または再開する
• 応募は来るが、説明会への参加や内定承諾に結びつかない
• 複数の拠点・職種で採用を同時に進めたい
• 採用のノウハウを、社内に蓄積していきたい

逆に、採用人数が少なく、担当者の時間に余裕がある場合は、まず自社で運用してみる選択肢もあります。

Q6自社で担当者を増やす場合と、どちらが良いですか？

採用担当者を増員するか、外部に委託するかは、次の観点で比べると判断しやすくなります。

• 期間：採用の繁忙期だけ人手が必要なら、外部委託のほうが柔軟です。通年で業務がある場合は、社内の増員も選択肢になります。
• 専門性：スカウト運用や媒体の使いこなしなど、専門知識が必要な業務は、経験のある会社に任せたほうがスムーズに進むことがあります。
• コスト：人件費、採用・教育にかかる時間、管理コストを含めて検討します。
• ノウハウの蓄積：長期的に社内で蓄積したい場合は、一部を内製しつつ、支援を受ける形もあります。

「全部を外部に」「全部を社内で」と二択で考えず、業務ごとに分けて検討するのが現実的です。

Q7費用はどのように決まりますか？

料金体系は会社によって異なりますが、主に次の3パターンがあります。

当社の場合は、成功報酬型・パッケージ型・月額固定のスカウト代行型などを用意しており、業種や職種、採用人数によって金額が変わります。具体的な金額は、新卒採用支援のページに掲載しています。

料金については、「どこまでが料金に含まれるか」を必ず確認してください。

Q8採用代行は、コンサルティングや人材紹介と何が違いますか？

似た言葉が多く混同されやすいため、役割の違いを整理しておきます。

「方針が決まらない」場合はコンサルティング、「人手が足りない」場合は採用代行、「とにかく候補者に会いたい」場合は人材紹介、というように、課題に応じて選ぶと分かりやすくなります。実際には、これらを組み合わせて提案する会社も多くあります。

Q9新卒採用の年間スケジュールの中で、いつ頃から依頼するのが効果的ですか？

新卒採用は、広報の開始前から準備が始まります。依頼する時期は、課題によって異なります。

• 広報開始の前（準備期）：採用計画、ターゲット設計、求人原稿や採用サイトの準備。早めに相談するほど、選択肢が広がります。
• 広報・母集団形成の時期：エントリーを集め、説明会に動員する時期。業務量が一気に増えるため、人手の不足が表面化しやすい時期です。
• 選考・内定の時期：面接の運営、内定者へのフォローが中心です。辞退を防ぐための施策が重要になります。

途中からの依頼も可能ですが、準備期に相談しておくと、スケジュールや予算の見通しが立てやすく、無理のない運用につながります。

Q10学生への対応で、企業側が事前に伝えておくべきことは何ですか？

代行会社は、企業の「顔」として学生と接します。そのため、企業側から次のような情報を共有しておくことが大切です。

• 会社の事業内容、強み、今後の方向性
• 求める人物像と、選考で重視するポイント
• 社風や働き方、先輩社員のエピソード
• よくある質問への回答（給与・休日・転勤・研修など）
• 連絡時に使う言葉づかいや、避けたい表現

こうした情報が共有されていれば、学生からの質問に正確かつ丁寧に答えられ、企業の印象を損なわずに済みます。

Q11個人情報の取り扱いは、どう確認すればよいですか？

採用代行では、学生の氏名、連絡先、経歴などの個人情報を預けることになります。依頼する前に、次の点を確認しておくと安心です。

• 個人情報の取り扱いに関する方針や、管理体制が明確か
• プライバシーマークなど、第三者の認証を取得しているか
• 委託契約に、秘密保持や、情報の返却・削除に関する取り決めがあるか
• 担当者がアクセスできる情報の範囲が、必要最小限に管理されているか

個人情報の扱いは、企業の信頼にも直結します。契約前に必ず確認し、不明点があれば書面で回答をもらっておきましょう。

Q12契約前に、採用代行会社と確認しておきたいことを教えてください

次の点を整理して相談すると、進め方のイメージが具体的になります。回答の具体性や、答え方の誠実さが、判断材料になります。

1. 自社と近い業種・規模での支援経験はありますか？
2. 担当者は、専任ですか？ 連絡窓口は一本化されていますか？
3. 料金に含まれる業務と、含まれない業務を教えてください。
4. 支援が終わったあと、ノウハウを引き継いでもらえますか？

質問に対して、根拠や事例を交えて説明してくれる会社は、信頼しやすいといえます。

Q13将来的に自社で運用できるようにするには、どうすればよいですか？

採用代行を使いながら、社内にノウハウを蓄積していくことは可能です。次のような工夫がおすすめです。

• 定例ミーティングに社内の担当者が参加し、施策の意図を理解する
• 運用のマニュアルや、使用した原稿・メールの文面を共有してもらう
• 一部の業務から、少しずつ社内に移管していく
• 支援の終了時に、引き継ぎの期間を設ける

「任せる期間」と「自社で担う期間」を意識して設計することで、外部の力を借りながら、採用力そのものを高められます。

Q14依頼するときは、どんな流れで進みますか？

1. 課題の整理：これまでの採用結果や課題、目標人数を共有します。
2. 業務範囲の決定：どの業務を任せ、どの業務を社内で行うかを決めます。
3. 体制づくり：窓口となる担当者、連絡方法、定例ミーティングの頻度を決めます。
4. 運用開始：スケジュールに沿って、母集団形成や応募者対応を進めます。
5. 振り返りと改善：各段階の数字をもとに、施策を見直します。

Q15採用活動の状況は、どんな数字で確認すればよいですか？

状況を把握するには、最終的な採用人数だけでなく、各段階の数字（KPI）を確認します。

• エントリー数と、説明会への参加率
• 選考への移行率、内定率
• 内定承諾率、辞退の理由
• 学生への初回連絡までの時間

数字を毎週、または毎月共有してもらい、課題が見えたら施策を調整する。この繰り返しが、採用代行を活用するうえで最も重要です。

Q16採用代行を活用すると、1週間の業務はどう変わりますか？

たとえば、母集団形成から説明会の時期にかけての1週間を例に、イメージを紹介します。

• 月曜：代行会社から、先週のエントリー数・説明会予約数のレポートが届く。定例ミーティングで、今週の施策を決める。
• 火〜木：スカウトメールの配信、応募者への返信、説明会の日程調整は、代行会社が対応。社内の担当者は、面談や面接に集中する。
• 金曜：週の数字をまとめ、翌週に向けて改善点を共有する。

定型業務を任せることで、担当者は「学生と話す時間」を確保でき、採用の質を高める活動に力を入れやすくなります。

Q17採用代行会社を選ぶときのポイントは？

1. 依頼したい業務に対応しているか
2. 自社と近い業種・規模の支援実績があるか
3. 料金に含まれる範囲が明確か
4. 定例ミーティングなど、連携の仕組みがあるか
5. イレギュラーな要望にも柔軟に対応してもらえるか

Q18よくある失敗と、その防ぎ方を教えてください

• 目標を共有しないまま始める：「何人採用したいか」「いつまでに」「どの層を狙うか」を最初に決め、書面で共有します。
• 自社の魅力が伝わっていない：社員インタビューや仕事内容の資料を提供し、発信内容をすり合わせます。
• 連絡が滞る：窓口を一本化し、定例ミーティングの日程を最初に押さえます。

Q19Hitotechnologyは、新卒採用の支援で何を大切にしていますか？

私たちHitotechnologyが、新卒採用の支援・採用代行で大切にしているのは、次の点です。

• 誠実に対応する：状況を丁寧にうかがい、できることを分かりやすくお伝えします。
• オンライン採用に対応している：オンラインでの説明会や面談など、現在の採用スタイルに合わせて設計します。
• ノウハウを提供している：運用の中で得た知見を、担当者さまに共有します。
• 内定者フォローも、会社ごとにカスタマイズする：一律の施策ではなく、貴社と学生に合った接点をつくります。
• 採用成功のポイントはさまざまある：エントリー数を増やすだけでなく、集まった学生を大切にし、選考フローの歩留まりを高めることが成功の秘訣です。

Hitotechnologyでは、次の3つの手法を、貴社の課題に合わせて組み合わせて設計します。

• ナビサイトを使った戦略：マイナビ新卒などのナビサイトで広く認知を獲得できるよう、掲載設計・原稿・運用をご支援します。
• スカウトを使った戦略：会いたい学生に個別にアプローチし、接点を増やします。
• 人材紹介を使った戦略：新卒に特化した人材紹介サービス「ログナビエージェント」で、貴社に合う学生との出会いをご支援します。

こうした採用成功に向けたポイントを実際に実践しているのが、Hitotechnologyです。だから、新卒採用の支援先をお探しなら、Hitotechnologyがおすすめです。詳しくは新卒採用支援のページをご覧ください。

まとめ